Så beskriver du ett problem kort

Kort svar: Skriv vad som har hänt, när det hände och vad du önskar. Tre meningar och en bild löser de flesta ärenden på första försöket, så att du slipper skriva fram och tillbaka flera gånger.

Vad, när, vad du önskar

De tre punkterna är allt kundtjänst behöver för att kunna agera. Vad har hänt med varan, när upptäckte du det och vad vill du få ut av ärendet. Står de tre sakerna i ditt första meddelande kan handläggaren börja direkt. Det gäller oavsett om det handlar om favoriter för herr eller något annat.

Ordernumret först

Utan ordernummer går det åt tid till att hitta ditt ärende i systemet innan någon ens kan titta på problemet. Skriv därför numret överst i meddelandet, gärna i ämnesraden också. Det står i bekräftelsen du fick när du beställde. Det gäller också när du skriver om dina bambu t-shirts för herr.

En bild sparar en runda

En bild på problemet tar bort behovet av följdfrågor och sparar dig ett extra mejl. Det du ser med egna ögon är svårt att beskriva i ord men lätt att visa. Ta bilden i dagsljus och gå tillräckligt nära för att detaljen ska synas tydligt. Det gäller också en söm på bambukalsonger.

Håll språket enkelt

Du behöver inte skriva formellt eller långt. Korta meningar med en uppgift i varje är lättare att läsa än ett långt stycke där det viktiga gömmer sig i mitten. Skriv som du skulle säga det till en kollega. Undvik att upprepa dig och hoppa över bakgrunden om den inte faktiskt spelar roll för ärendet.

Ett ärende per meddelande

Har du flera olika saker att ta upp är det ofta enklare att dela upp dem. En reklamation och en fråga om en ny beställning är två ärenden och kan hanteras av två olika personer. Samlas allt i ett mejl riskerar en del att förbises. Nämn gärna kort att du har skrivit om det andra separat.

Skriv vad du redan har provat

Har du till exempel tvättat varan enligt anvisningen eller provat en annan storlek, så nämn det kort. Då slipper handläggaren föreslå något du redan har gjort. En enda mening räcker. Det visar också hur långt du har kommit och gör det lättare att hitta nästa rätta lösning utan att börja om från början.

Stanna i samma tråd

Svara i samma mejltråd när svaret kommer. Då ligger hela historiken samlad och ingen behöver leta efter tidigare meddelanden. Börjar du ett nytt mejl varje gång kan ärendet delas upp i flera spår. Det gäller både för dig och för den som sitter med ärendet och försöker hjälpa dig vidare.

En kort mall du kan använda

Ordernummer överst. Därefter en mening om vad som är fel, en om när det hände och en om vad du önskar. Bifoga en bild om det finns något att se. Det är hela meddelandet. Med den mallen får du oftast ett användbart svar på första försöket, och ärendet kan avslutas utan fler rundor.

Vanliga frågor

Hur långt ska ett meddelande vara

Tre till fem meningar räcker oftast. Det viktigaste är att ordernummer, problem och önskemål står tydligt, resten kan du stryka.

Vad ska vara med

Ordernummer, vad som är fel, när det hände och vad du önskar. En bild hjälper när det finns något att se på varan.

Hur snabbt får man svar

Inom en till två vardagar hos de flesta butiker. Ett tydligt och kort meddelande gör det lättare att ge ett färdigt svar direkt.