När du bör ringa i stället för att skriva

Kort svar: Ring när något brådskar och fortfarande kan ändras, och skriv när ärendet kräver bilder eller dokumentation. Det ena ger fart, det andra lämnar ett spår som kan följas och letas fram igen senare.

Brådskande ärenden passar telefonen

Ska en adress rättas innan paketet skickas är minuterna avgörande, och ett mejl kan hinna ligga i kö. Ett samtal når en människa direkt, och ändringen kan göras medan du är kvar i luren. Det gäller oavsett om ordern innehåller favoriter från Copenhagen Bamboo eller något annat.

Ärenden med bilder passar skrift

Ett fel i ett tyg måste ses för att kunna bedömas, och det går inte att beskriva tillräckligt bra i telefon. Skicka bilden i ett mejl i stället, tillsammans med ordernummer och en kort beskrivning. Då ser handläggaren samma sak som du. Det gäller också ett bambu linne för herr med en sned kant.

Skrift lämnar ett spår

Ett mejl kan letas fram flera månader senare, medan ett samtal bara finns i minnet. Vid reklamationer är det en fördel att ha det skriftligt, eftersom både du och butiken kan se vad som bestämdes. Spara svaret i din inkorg. Det gäller också ett ärende om strumpor för herr.

Vad som brukar brådska

Ändringar i en order som ännu inte har skickats är det klassiska exemplet. Det kan vara en felaktig adress, fel storlek eller en vara som ska tas bort. När paketet väl är på väg är det svårare att ändra något. Därför är det rimligt att ringa just här, i stället för att vänta på ett skriftligt svar.

Vad som sällan brådskar

Frågor om passform, tvätt eller en retur du har gott om tid för kan gott skötas skriftligt. Du skriver när det passar dig, och svaret kommer utan att du behöver sitta i en telefonkö. Samtidigt får du svaret i skrift, så att du kan läsa det igen när du står med varan i handen.

Kombinera de två

Du behöver inte välja. Ring för att få igång ärendet och skicka sedan bilder och ordernummer per mejl. Nämn i mejlet att du har ringt och vad som sades. Då har du både den snabba kontakten och det skriftliga spåret, och handläggaren har allt samlat på ett ställe.

Förbered dig innan du ringer

Ha ordernumret redo innan du ringer och vet vad du önskar. Då blir samtalet kort och ingen behöver leta efter uppgifter under tiden. Skriv gärna ner vad som bestämdes direkt efter samtalet. Det gör det lättare att följa upp om det skulle uppstå tveksamheter senare.

En enkel tumregel

Tid eller dokumentation, det är frågan. Handlar det om att hinna med något innan det är för sent, ring. Handlar det om att visa eller spara något, skriv. De flesta ärenden hamnar tydligt i den ena gruppen, och väljer du rätt från början blir ärendet löst snabbare.

Vanliga frågor

Kan jag göra både och

Ja, ring och skicka sedan bilderna per mejl. Nämn i mejlet att du har ringt, så att ärendet hänger ihop.

Vad gör jag om det är upptaget

Skriv i stället och nämn tydligt att ärendet brådskar. Sätt gärna ordet i ämnesraden så att meddelandet syns snabbt.

Blir ett samtal antecknat

Ja, men ett mejl är lättare att hitta igen. Skriv själv ner vad som bestämdes, så har du också ett eget spår.